Als opdrachtgever zijn de bureauselectie en pitch hét podium om de beste partners te vinden. Met onze tips loopt het pitchproces lekker soepel. Fijn toch? Zo maximaliseer je de waarde voor jouw organisatie.
1. Goede voorbereiding
Een open deur misschien, maar het begint natuurlijk allemaal bij een goede voorbereiding. Zorg dat de plannen definitief zijn voordat je een pitchbriefing opstelt. Geef bij de uitnodiging duidelijk aan of het om een projectpitch of een meerjarige samenwerking gaat. Benoem ook of het een strategische, creatieve, media, productionele of combinatiepitch betreft. Zo weten de bureaus precies wat de vraag is en kom jij als opdrachtgever tijdens een pitch niet voor verrassingen te staan.
2. Eerste kennismaking
Een pitch kan nog zo goed in elkaar steken, maar het hebben van een “klik” is net zo belangrijk. Bij het aangaan van zo’n samenwerking moet het gevoel goed zijn. Zorg daarom voor een informele kennismaking om verwachtingen, wensen en doelen helder te krijgen, zodat beide partijen zich comfortabel voelen bij- en elkaar enthousiasmeren tijdens de samenwerking.
3.Helder proces
Stel duidelijke plannen op die niet veranderen tijdens het proces. Zorg voor gelijke kansen voor alle deelnemers en beperk het aantal deelnemende bureaus tot maximaal drie. Communiceer de aard en omvang van de pitch, de briefing, verwachte deliverables, tijdsplanning en presentatiemomenten. Door transparant te zijn, verhoog je de motivatie van de deelnemende bureaus en krijg je precies wat je verwacht.
4.Beoordeling
Maak de beoordelingscriteria en besluitvormingsinzichtelijk. Communiceer duidelijk welke contactpersonen betrokken zijn en zorg dat de eisen en criteria voor elk bureau hetzelfde zijn, zodat er een eerlijk en objectief beoordelingsproces plaatsvindt.
5.Eventuele pitchvergoeding
Bied indien mogelijk een pitchvergoeding die de kosten van de deelnemende bureaus (deels) dekt. Bureaus doen vaak een grote investering om zo goed mogelijk bij je voor de dag te komen. Maak deze vergoeding vooraf bekend en zorg dat deze in verhouding staat tot de gevraagde prestatie. Dit toont waardering voor de inspanningen van de bureaus en laat zien dat jij als opdrachtgever, net als het bureau, bereid bent een investering te doen.
6.Blijf communiceren
Houd op de afgesproken momenten contact met de deelnemende bureaus en zorg voor duidelijke en open communicatie tijdens het hele proces. Zo is en blijft iedereen op de hoogte van de voortgang.
7.Creatief eigendom
Behandel alle gedeelde informatie vertrouwelijk. Gepresenteerde pitches blijven het creatieve eigendom van het betreffende bureau, tenzij anders overeengekomen in een opdrachtovereenkomst. Wil de opdrachtgever gebruik maken van het creatieve werk van een partij die niet heeft gewonnen? Doe dat dan alleen met instemming van beide partijen.
8.Sluit de competitie professioneel af
Informeer de bureaus waarmee je niet verder gaat snel na de presentaties, bij voorkeur binnen een week. Indien nodig geef je feedback en eventuele tips. En dan is het tijd voor het leuke werk: het geselecteerde bureau blij maken. Zo zet je de toon voor een goede samenwerking met de beste resultaten.